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后勤集团采购合同管理实施细则(试行)
发布日期:2016-05-18 来源: 浏览次数:88次

   (经2015年12月14日后勤集团党政联席会议审议通过)

第一章     总则

第一条 为了规范后勤集团采购合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规,依据《同济大学合同管理办法》的规定,结合后勤集团实际,特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称 “合同”,是指后勤集团(以下简称集团)及所属各中心(以下简称各中心)以学校名义与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间因单笔支付金额在20万元以下的非设备采购项目而订立、变更、解除或者终止民事权利义务关系的采购合同、协议等。

第三条 合同管理是指集团及各中心对合同的审批、检查、考核、监督和管理,包括与小额项目(5万元以下)供应商的意向接触、资信调查、商务谈判,对各类合同的签订、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。

第四条 集团按照“归口管理、分级负责”的原则建立合同管理体系,并实行承办责任制、会签审核制、合同用章统一制、台账登记制、归档备案制等制度。

第二章合同管理及职责

第五条 集团合同管理是经学校授权、在集团领导下的集团与各中心分级负责的管理体系,形成对合同的起草、审查、会签、订立、履行全过程的监督管理。

第六条 集团所属资产与项目管理部是集团采购合同的归口管理部门。资产与项目管理部代表集团对合同的合法性、完整性及风险等必要条款进行审核,遇有重大或疑难情况时,资产与项目管理部可交由法律顾问、财务部和监察部等共同审核。

第七条 资产与项目管理部负责向学校申请、保管和使用“同济大学采购合同专用章3”;负责对各中心制订的《合同管理工作流程》、合同示范文本等进行审核和备案;负责对合同履行情况进行监督、检查和考核。

第八条 各中心应提供以下相关制度及材料(须经中心班子集体讨论通过),经资产与项目管理部审核同意并备案后方可按照本实施细则的规定签署合同。

(一)结合中心实际制订《合同管理工作流程》。

(二)提供中心各类合同的示范文本(优先采用学校的示范文本)。

第九条 各中心应健全内部管理机制,规范内部管理流程。中心主任是本单位合同管理的第一责任人;各中心应结合实际情况安排一位专职或兼职人员作为合同专员具体负责与合同管理的有关各项工作,包括:

(一)与小额项目供应商的意向接触、资信调查和商务谈判;

(二)根据学校和本细则规定,与供应商协商、拟定合同文本的具体条款;

(三)将合同文本等报中心相关负责人、资产与项目管理部审核后签署合同;

(四)合同履行过程中的监督工作,工程项目实施过程中的签证事宜等;

(五)合同修改、变更、废止等相关手续的起草、报批及纠纷处理等事宜;

(六)合同资料分类、汇总、归档及有关台账的设立、统计等基础工作。

第十条 集团及各中心与学校内部各职能部门、学院等单位之间,以及集团内部部门或中心之间签订的合同、协议系学校内部的合同或协议约定,不纳入本实施细则管理范畴。

第三章合同签订与验收

第十一条 合同签订必须遵守国家法律法规和政策,贯彻平等互利,协商一致,平等有价,诚实信用的原则。

第十二条 凡进行商品交易或经济合作,除即时清结外,均应签订书面采购合同。达到合同限额标准的采购项目必须签订书面采购合同。合同当事人经协商一致并同意修改、变更、解除合同的文书、信函、传真、电子邮件等,均视为合同的重要组成部分。

 第十三条 签订合同必须经过审核、会签、审批等规定程序。

第十四条 签订合同时,任何一方不得对采购文件的使用需求和技术要求进行实质性修改,不得变更成交规定的金额,各中心应严格执行集团预算。

第十五条 签订合同时,项目执行人、中心负责人或授权代表必须签字和签署日期,经资产与项目管理部审核通过后统一加盖“同济大学采购合同专用章3”;合同的另一方也应由其负责人或授权代表(须提供授权委托书,并填写被授权人的身份证号码)签字和签署日期,并加盖相应的合同章。合同文本为多页的,应加盖合同双方的骑缝章。

第十六条 签订合同时,各中心及资产与项目管理部均应立即进行登记,做好合同签订的台账记录工作。特殊情况下,对方需要加盖学校公章的,需由相关中心向资产与项目管理部提出申请并提交合同电子文本后,由资产与项目管理部向校长办公室申请用印。

   第十七条 严禁在对外签订的合同文本空白页上盖章。

第十八条 补充合同的签订适用于本实施细则。

第十九条 合同执行完毕并符合验收条件后,各中心应向资产与项目管理部提出验收申请,由资产与项目管理部组织验收。验收合格的,各中心相关负责人应在验收报告上签字;验收不合格的,各中心应通知合同另一方进行整改,直至符合验收条件后由资产与项目管理部重新组织验收。

第四章合同履行、变更和解除

 第二十条 合同签订后即具有法律效力,各中心必须认真履行合同,严格执行,确保信誉。

第二十一条 各中心应及时对合同履行情况进行跟踪、检查,对发现的问题应及时处理和解决。资产与项目管理部应定期对合同履行情况进行检查,对合同履行中出现的问题督促各中心及时予以解决。

    第二十二条 合同确需变更或解除时,应由各中心相关负责人事先向资产与项目管理部说明情况,经同意后按照相关流程办理合同变更或解除手续。合同的变更和解除应以不损害集团利益为前提,各中心在合同履行过程中应注重相关的证据的保留,以利于权利的主张。

第五章合同纠纷处理

    第二十三条 出现合同纠纷时,各中心应首先采取协商、调解的方式解决。能够达成一致意见的,应依据合同签订程序修改或重新签订合同;不能达成一致意见的,可依据合同约定方式解决纠纷,同时,各中心应在第一时间内向资产与项目管理部及集团领导报告,必要时可向法律顾问咨询,做好仲裁或诉讼准备。

    第二十四条 合同纠纷发生后,在内部协商一致前,任何人不得越权向合同另一方做出实质答复或提供文件资料。

第二十五条 各中心应及时收集有关证据,以利于纠纷的处理。

第六章合同档案管理

第二十六条 集团对合同档案实行资产与项目管理部和所属中心两级管理。资产与项目管理部负责对合同档案进行检查、汇总、监督,各中心合同专员负责保管合同文本,建立合同档案。

第二十七条 各中心应按照资产与项目管理部拟定的合同编号规则对所有合同进行统一编号,不得遗漏。

 第二十八条 在合同的签订、履行过程中所形成的合同文本、往来信函、传真等文字材料,仲裁或诉讼所形成的判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书、协议书,工程项目的书面签证、收发货单据、结算文件等,均为合同的组成部分,应按合同档案管理规定一并保存归档。

 第二十九条 各中心负责合同正本的立卷归档工作,同时应根据合同的重要程度,设定合同文件资料的保管期限;一般合同的文件资料应当保管10 年以上,重大合同的文件资料应当永久保存。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的,从其规定。

第七章附则

 第三十条 本实施细则由资产与项目管理部负责解释。

 第三十一条 本实施细则经后勤集团党政联席会议讨论通过并报同济大学采购与招标管理办公室备案后施行。