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上海同济后勤产业发展有限公司合同管理办法
发布日期:2016-05-18 来源: 浏览次数:93次


(经2014年12月22日上海同济后勤产业发展有限公司总经理办公会议讨论通过)



 

第一章 总 则

  

第一条  为了规范上海同济后勤产业发展有限公司及其下属子公司(以下简称“集团公司”)合同管理,防范合同风险,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规,结合集团公司实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称合同:是指集团公司与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间在订立、变更、解除或者终止民事权利义务关系的合同、协议等。人事合同管理按相关规定执行。

第三条 合同管理:是指对合同的审批、检查、考核、监督和管理,包括合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判,合同的签订、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。

第四条 合同实行归口管理和分级负责相结合的原则,并实行承办责任制、会签审核制、授权委托制、合同用章统一制、台账登记制、归档备案制。

 

第二章 合同管理部门的职责

 

第五条 合同管理应在单位负责人领导下,实行单位归口管理和分级负责相结合,并形成对合同的起草、审查、会签、订立、履行全过程的监督管理体系。

第六条 单位负责人为合同管理责任人,对合同签订承担领导责任,并确定专人作为合同管理人员。

第七条 实行单位负责人授权委托管理时,签订合同必须凭单位负责人的委托授权书方可签订,委托代理人必须在授权范围和权限时间内签订合同,不得超过代理权限。

第八条 根据职责的不同,合同管理分为归口主管部门、合同承办部门及会签审核部门。

第九条 归口主管部门职责

(一)贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务; 

(二)结合本单位实际情况,制定并完善合同管理制度,对制度执行的有效性进行监督、检查与考核;

(三)参与重大合同的谈判、起草、审查、签订,并检查合同的履行情况和合同纠纷的处理工作;

)负责制订和发布本单位常用合同示范文本;

(五)统一管理单位负责人授权委托书和公证、鉴证事宜,统一管理合同专用章;

(六)合同用章的使用实行专人管理。印章管理人应严格控制使用、妥善保管,对合同用章的使用实行登记制度,登记内容包括:使用日期、使用人员、签约内容、签约份数等有关事项;

(七)依据合同签订不同的法律主体分别进行合同归类管理,同时负责合同的资料汇总、分类、归档保管及有关台账的设立、统计等基础工作;

(八)组织合同管理知识培训,负责合同承办人员的资格审查;

(九)在会签或参与重大合同谈判过程中,负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性;

(十)负责合同管理工作的指导、协调、考核、评比、总结和交流。

第十条 合同承办部门职责

    (一)负责合同的立项、调研、评估及可行性论证;

    (二)负责审查合同主体资格、资信状况、履约能力等;

    (三)负责订立合同的协商与谈判,合同文本的拟定与修改;

    (四)负责将合同文本等资料报合同主管部门、会签审核部门进行审查;

(五)负责报请单位负责人审批,负责定期将合同履行情况汇总上报;

    (六)负责合同的履行;

    (七)负责或参与合同纠纷事宜的处理;

    (八)负责保管合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件资料,并按规定整理、移交。

第十一条 会签审核部门职责

(一)财务部门负责对合同中下列内容的审核:

1、履行合同所需资金或所涉及资产的合法性及资金安排的可行性;

2、合同中有关价款或报酬以及结算条款的合法性、正确、合理性;

3、资金使用和资产动用的审批手续、用途及使用的合规性;

4、合同执行中收付事项是否符合合同规定,涉税合同是否完税;

5、认为需要审核的其他内容。

(二)单位法律顾问负责对合同中下列内容的审核:

1、合同当事人主体、资质的时效与合法性;

2、合同标的合法性;

3、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞;

4、与合同业务有关的其他法律问题。

第十二条 单位内控监督部门应对重大合同的立项、签订、履行、审核进行全程监督。

第十三条 涉及单位重要的或标的额较大的合同谈判,应有法律顾问和经济、技术等专业人员参加。

 

第三章 合同的签订

 

第十四条 合同签订必须遵守国家法律法规和政策,贯彻平等互利,协商一致,平等有价,诚实信用的原则。

第十五条 凡进行商品交易或经济合作,除即时清结,无任何风险外,都必须签订书面合同,合同当事人协商一致同意修改、变更、解除合同的文书、信函、传真、电子邮件等,均视为合同的重要组成部分。

第十六条 凡国家或行业有标准或格式文本的,应当优先参照适用。没有范本的,由合同主管部门负责制定单位通用范本,并须征求法律顾问意见。由合同另一方当事人提供合同文本或者合同格式的,合同主管部门应对其提供的合同文本条款进行详细的审查与核对,如需要可提交法律顾问审核。合同文本要求语言表达严谨、简练、准确,合同内容全面、符合规定。

第十七条 合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号,签约人为被授权人时,必须提供授权委托书,并填写被授权人的身份证号码。

第十八条 签订合同必须以单位名义,必须按照规定的权限和程序经过批准,必须使用单位公章或合同专用章。任何合同均需经过合同审核程序并经单位负责人批准或授权委托,方可签订。

第十九条 合同的签订必须由单位负责人或代理人签字后,合同章管理员方可用章。合同章管理员用章后,应立即进行登记,做好专用章使用台账记录工作。

第二十条 合同签订之前,承办部门应将合同文本草案、立项意见书或会签表及与合同有关的证明材料,一并提请财务部门、法律顾问会签审核。财务部门、法律顾问在会签审核时,可根据需要,要求承办部门提供与合同有关的补充证明材料和说明有关情况,承办部门应对其提供材料和说明情况的真实性负责。

第二十一条 承办部门在合同签订前,应对合同另一方当事人的主体资格、资信状况和履约能力进行了解和审查:

(一)审查企业法人营业执照或个人身份证明、授权委托书等,审查对方当事人是否具有签订合同的主体资格和代理权限,合同内容是否符合经营范围,审查对方当事人使用的印鉴是否合法与真实有效,在合同签订时,应保存有关资料。

   (二)凡涉及须经国家行政许可的产品和劳务,应查明对方当事人是否具有经营、安全等资格,并要求对方当事人提供经营、安全等许可证书。

(三)了解对方当事人的主营业务、经营业绩、财务状况、资信状况、技术水平、产品质量和实际履约能力等。

(四)对技术、建筑、合资合作等重要合同应进行必要的可行性调查。

第二十二条 合同承办部门制作的资信调查报告和调查过程中获取的资料应作为合同附件资料进行保管。

第二十三条 合同的内容应当具备以下主要条款:

(一) 当事人的名称〔或姓名)和住所。保证合同主体真实、合法。

   (二)合同标的。必须符合国家法律法规和有关规定的要求。

   (三) 数量和质量。应符合国家计量法规和质量法规之规定。

   (四)价款或酬金。应符合国家物价法规和金融法规。

    (五)履行的期限、地点和方式。

    (六)违约责任。

    (七)当事人双方约定并协商一致的其它条款。

    (八)解决合同纠纷的条款。

    (九)依照法律规定或合同性质必须具备的条款。

第二十四条 合同签约时,应写明合同的有效期限,签约日期、签约地点、签约各方的全称,并由签约人或经授权的签约人签名并加盖签约各方的公章或合同专用章,合同文本多页的,应加盖合同双方的骑缝章。

第二十五条 严禁在对外签订的合同空白文本上盖章。对于不能在同一地签订的合同,应由对方先签字盖章或各自签署后互换文本。

第二十六条 补充合同的签订适用本章的规定。

 

第四章 合同的档案管理

 

第二十七条 合同主管部门必须建立完整的合同档案管理制度,并由专人管理合同档案,定期将合同统计报表上报单位主管领导。

第二十八条 加强对合同档案的管理,合同档案管理要求:

(一)每一份合同都应有一个编号,编号应连续不得重复或遗漏。

    (二)每一份合同在履行完毕之后,必须由合同承办部门将合同档案的文字材料加以系统整理。

第二十九条 合同承办部门在合同的签订、履行过程中所形成的合同文本、往来信函和数据电文等文字材料,仲裁或诉讼所形成的判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书、协议书,均为合同的组成部分,应按合同档案管理规定一并保存归档。合同档案内容包括:

(一)合同文本及文本数量、各文本存置记录。

    (二)承办人记录。

    (三)合同附件、审查意见书、法律意见书及其他文件。

    (四)履行情况记录。

    (五)纠纷或处理情况记录及有关材料。

 第三十条 合同文本正本一份交合同主管部门存档,一份交承办部门留存,一份交财务部门办理结算,其他相关部门如需使用复印件处理业务的,由主管部门复印并加盖“与原件核对无误”章。

第三十一条 合同主管部门负责合同正本立卷归档工作,同时应根据合同的重要程度,设定合同文件资料的保管期限;一般合同的文件资料应当保管10年以上,重大合同的文件资料应当永久保存。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的,从其规定。

第三十二条 建立合同检查管理制度

合同承办部门应根据合同签订、履行情况定期上报《合同情况报表》,合同主管部门负责统计汇总上报单位主管领导;定期对合同的签订、履行情况进行自查,自查情况及时向单位主管领导汇报,对发现的问题提出整改意见,并督促和跟踪落实情况。

 

第五章 合同的履行、变更和解除

 

 第三十三条 合同签订后,即具有法律效力。各单位必须认真履行合同,严格执行,确保信誉。

第三十四条 在合同履行过程中的书面签证、收发货单据、结算文件、来往信函、文书、传真等均为合同的组成部分,在及时处理并经主管领导审批后,相关资料提交相关部门备案。

第三十五条 合同主管部门要定期对合同履行情况进行检查,对合同履行中出现的问题督促责任部门及时予以解决。

    第三十六条 合同变更或解除时必须及时向单位主管领导汇报,必须在规定的时间内、在权限范围内进行处理,必须保留相关的证据,及时主张权利。

    第三十七条 出现合同纠纷时必须马上报合同主管部门和财务部门,及时处置。

第三十八条 合同发生纠纷应首先采取协商、调解方式解决,能够达成一致意见时,应依据合同签订程序修改或重新签订合同。

 

第六章 合同纠纷的处理

    

第三十九条 协商、调解不能达成协议时,可依据合同约定方式解决纠纷,承办人应及时向单位负责人或签约人及合同主管部门和财务部门汇报,请法律顾问全程参与,做好仲裁或诉讼准备。

    第四十条 在纠纷发生后,不得越权向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。

    第四十一条 承办部门或承办人应及时收集有关证据,以利于纠纷处理。

 

第七章 奖惩

    

第四十二条 有下列情况之一的单位或个人,将给予表彰或奖励:

    1、在合同管理工作中认真负责、忠于职守、成绩突出者。

    2、发现合同重大缺陷,避免重大经济损失者。

    3、挽回经济损失者。

    第四十三条 有下列情况之一的,情节严重造成重大经济损失、扩大经济损失或者造成不良影响的,对直接和相关责任人予以责任追究及责令其承担赔偿责任。构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

    1、不按本办法签订合同的。

    2、未经授权超越权限签订合同,造成损失的,有关责任人员应当承担相应赔偿责任。

    3、签订有重大缺陷或者无效合同,签订或履行合同被欺诈,导致公司经济损失的。

    4、因审查人员的失误导致合同存在严重缺陷的。

    5、合同未经签订,先期履行并发生合同纠纷造成损失的,有关责任人员应当承担相应的赔偿责任。对产生程序不符的合同却执行支付业务的,财务或其他相关人员也要承担责任。

    6、未依法律及本办法规定履行、变更、解除合同的。

    7、丢失合同文本或有关重要文件的。

    8、发生合同纠纷后隐瞒不报或未及时采取措施的。

    9、业务活动中与对方或第三人恶意串通或者收受贿赂的。

    10、伪造、利用营业执照、公章、合同专用章、授权委托书、介绍信、银行帐号进行合同诈骗的。

    11、泄露单位商业秘密的。

    12、合同管理中其他损害单位合法权益的行为。

    第四十四条 利用合同进行犯罪活动或出现刑法规定情节,构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

 

第八章  附则

 

第四十五条 本办法由监察部负责解释。

第四十六条 本办法自发布之日起施行。